この記事でわかること

・棚卸を行う目的

・棚卸の種類（帳簿棚卸と実地棚卸の違い）

・棚卸を効率化するメリット

・棚卸を効率化する主な方法

棚卸とは、自社や倉庫内に保管された物品の在庫数を数えたり、商品の品質を確認したりする作業を指します。棚卸を行う頻度は事業場や業種によりさまざまで、年に1回のこともあれば月に1回の場合もあります。棚卸は商品の品質維持に重要な工程のため、疎かにすることで倒産リスクが高くなるとの意見も見られます。

本記事では、棚卸を行う目的や棚卸の種類、効率的かつ正確に進める方法について具体的に解説します。棚卸の業務に多大な労力や工数、コストがかかっている企業や事業場にとって、人件費の削減や業務効率の向上など、多くの課題解決につながるでしょう。

棚卸の目的や種類

棚卸作業を進めるにあたり、目的を明確にしなければ、コストや労力の無駄につながったり誤った作業フローにつながったりする可能性があります。棚卸をする目的や種類について紹介します。

棚卸の目的

棚卸の目的は、正確な在庫数を把握することにあります。棚卸表に記載された実在庫と、帳簿の内容が一致しているかを照合することで、正しい在庫数を記録できます。もし、差異があれば帳簿上の数字を修正しましょう。また、在庫数やロケーション情報などの在庫状況だけではなく、過剰在庫や不良品の有無などの情報を確認する目的もあります。

棚卸の種類

・帳簿棚卸

帳簿上で在庫数を管理する方法です。入庫や出庫に伴い帳簿に記録を記入します。帳簿は、手書きによる帳簿表のほか、倉庫管理システムやタブレットなどのデジタルツールを用いた、在庫データの確認などさまざまです。製品がある現場にまで赴かなくても、作業場で確認できるため、手間や作業時間の短縮や業務効率の向上につながるメリットがあります。一方で、帳簿や在庫データは、あくまで表のうえでの数値になるため、正確性に欠けるデメリットがあります。

・実地棚卸

商品がある倉庫の場所にて、在庫の数を把握することです。現地で商品の数を数えながら、目視で帳簿上の在庫数が正しいかどうかを確認します。帳簿上に誤差があれば、帳簿自体を修正しましょう。

実際に目で見て確認するため正確性が高いメリットがありますが、作業効率が悪く、人的負担が大きいデメリットがあります。

棚卸には、帳簿棚卸と実地棚卸の2種類がありますが、どちらもそれぞれメリットとデメリットがあります。2種類の棚卸を適度に両方行い、かつ棚卸を効率化させることで、デメリットや物流倉庫や製造業の課題解決につながるでしょう。

棚卸を効率化するメリット

帳簿棚卸と実地棚卸のいずれもメリット・デメリットがあるため、状況に応じて両方を適切に使い分けると良いでしょう。その上で棚卸を効率化できれば大きなメリットがあります。ここではそのようなメリットがあるかをご説明します。

作業時間の短縮

棚卸の効率化によって、作業時間が短縮できます。さらに、従業員一人ひとりの負担を軽減できるうえ、通常業務の時間を確保できるでしょう。棚卸業務は、多くの従業員により同じタイミングで行う必要があり、業務中は入荷作業・出荷作業ができません。
そのため、棚卸に欠ける時間を短縮すれば、ほかの業務に注力でき、販売機会の増加にもつながるでしょう。

コストの削減

棚卸の効率化は、人件費や保管に関連するコストを削減できます。棚卸のために増えた人員が減らせるうえ、在庫の適正量を把握することで、過剰在庫や在庫ロスが大幅に減らせるでしょう。

さらに過剰な在庫を減らすことで倉庫のスペースを確保したり保管費用を減らしたりもできます。

在庫の差異の低減

棚卸の効率化は、在庫管理の精度の向上につながります。棚卸の効率化により作業時間の短縮が期待できるため、在庫量のカウントミスや手入力によるミスなどの、ヒューマンエラー削減につながるでしょう。

特にITツールを使用すれば、より効率化の効果が実感できるはずです。

棚卸を効率化する主な方法

棚卸を効率化する方法について、既存のシステムや手作業により進める方法と、ITツールを用いる方法との2種類を紹介します。自社にあった方法を取り入れて、最適化してみてください。

作業手順の標準化

棚卸業務におけるマニュアルを作成し、作業手順を標準化させましょう。

手順の標準化とは、業務の開始から終了までを一貫して同じ内容にすることです。標準化させれば、担当者が変わっても同じ作業ができるようになり、属人化を防げます。さらに、手順が一貫しているため、人により手順や結果が変わることがなく、無駄な出戻りやミスを軽減できます。

IoT機器などを導入して、人力に頼る部分を減らしてシステム化できれば、なお大きな効果を実感できるでしょう。

5Sの徹底

倉庫の整理整頓を徹底するため、作業者に再周知または再教育します。再周知・再教育を行う際は、下記の5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を意識しましょう。

・整理：不要なものは処分する

・整頓：必要なものは場所を決めて保管する

・清掃：倉庫内の清掃に努める

・清潔：整理・整頓・清掃した状態を維持する

・しつけ：上記4つを従業員へ徹底させる

在庫ごとに保管場所を決めておけば、在庫を探す時間を減らせます。しかし、在庫数にかかわらず同じ場所への保管が必要なため、スペース利用の効率が悪くなるおそれがあります。

定期的な在庫管理

在庫管理の頻度を増やしましょう。頻度を増やすことで、帳簿と実際の在庫の誤差や不良在庫を発見しやすくなり、棚卸時における負担が軽減できるでしょう。ただし、在庫管理における従業員の負担が大きくなる可能性があるため、IoTを導入するなどで一人当たりの負担を軽減させる必要があります。

目印の活用

棚卸業務において、確認済みの商品に目印をつけましょう。たとえば、チェック欄付きの管理ラベルを使用したり、完了済みの商品や棚にシールを貼ったりするなどの方法があります。人力による目印の付与は、確認後に目印をつけ忘れる場合があります。確認した時点で自動的に目印がつけられる仕組みの導入がおすすめです。

表計算ソフトの活用

Excel（エクセル）などの表計算ソフトで管理表を作成し、棚卸資産の管理、棚卸業務を行いましょう。管理表には、下記の項目を記載します。

・日付

・商品コード

・商品名

・金額

・保管場所

・入庫数

・出庫数

・在庫数量

・担当者名

上記に加えて、リストに各在庫の画像を貼ると、現物と照らし合わせやすくなります。すでに、自社や倉庫内に表計算ソフトがあれば初期費用が発生しません。ただし、手入力による管理のため、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが起こりやすいでしょう。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムとは、倉庫の在庫情報が自動で一元管理できるシステムで、商品の入荷から出荷までにおける在庫情報を瞬時に把握できます。バーコードやICタグを瞬時に読み取るハンディターミナルなら、読み取ったデータをシステムに取り込んで在庫を記録できます。人力による作業が減らせるため、作業効率の向上が期待できるうえ、ヒューマンエラーを大幅に削減できるでしょう。

PDCAを繰り返す

一度、棚卸の効率化を図る仕組みを導入したら、常に改善を繰り返しましょう。棚卸の効率化においては、下記のように進めます。

・P：棚卸の効率化を図るための仕組みを検討する

・D：期間を定めたうえで、検討した仕組みを導入する

・C：期間経過後、現場の従業員から意見をもらう

・A：改善策を取り入れた仕組みを検討する

PDCAサイクルには、できるだけ現場の従業員を含めることが重要です。また、チェック（C）では、従業員からアンケートをとる方法のほか、作成したマニュアルの内容を見直しなどがあります。

棚卸の効率化で業務効率向上・人件費削減を実現させる

棚卸は、商品の在庫情報や在庫量を正確に把握するために必要な工程です。業務を効率化するには、マニュアルを作成した標準化や、従業員への周知の徹底がポイントです。

スマートフォンを用いたハンディターミナルや管理アプリなどを導入し、仕組みをデジタル化することで、より業務上の漏れを防ぎやすくなるでしょう。昨今の技術なら、棚卸だけではなく入荷から出荷までをスムーズに自動化できる仕組みもあります。他社の導入事例を参考に、自社にあった仕組みを計画して準備し、業務改善を繰り返しましょう。自社の利益につなげるためのシステム導入は、実績が豊富でサポートが手厚いベンダーへの相談が重要です。

物流システムにおける相談なら、株式会社フルノシステムズまでお気軽にご相談ください。

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