この記事でわかること

・棚卸の概要と実施する目的、行うタイミング、作業方法の種類

・棚卸でハンディターミナルを利用する際の使い方の手順

・ハンディターミナルの導入が棚卸作業の効率化につながる理由

ハンディターミナルとは、検品やピッキングに特化した、持ち運びが便利な無線タイプの業務用小型通信端末です。片手で持てるほどのコンパクトなサイズで設計されており、倉庫や店舗での棚卸作業の効率化をサポートするなど多くのメリットがあります。バーコードリーダーなどやバーコードスキャナなどを搭載しており、バーコードの読み取りで現場作業を効率化できます。軽量で操作性の高いモデルや、OCRで文字認識可能なもの、ディスプレイが大きく見やすいもの、RFID対応のものなど、多くの高性能な製品が登場しています。

具体的には在庫管理がリアルタイムで可能になり、業務の効率化が図れます。従来の手作業によるデータ入力と比べて、迅速かつ正確な棚卸作業が行えるため、企業の生産性向上にもつながります。物流業界には欠かせないハンディターミナルの活用で、時間とコストの削減が期待できるでしょう。この記事では棚卸の概要だけでなく、棚卸におけるハンディターミナルの操作手順、導入すべき理由などについてご紹介します。

棚卸に関する基礎知識

倉庫での現場作業においてメインの一つともいえる棚卸は、保管された製品や物品の質を維持するための大切な工程です。ハンディターミナルの活用が推奨される棚卸業務の概要について解説します。

棚卸とは？

倉庫の棚卸とは、自社の商品の在庫状況を調査し、確認する作業のことです。実際の在庫数量だけでなく、在庫商品の状態も確認します。たとえば破損や劣化がないか、使用可能な状態かどうかなども含まれます。定期的な棚卸は、在庫の過剰や不足を防ぎ効率的な資源管理につながります。

棚卸を行う目的

一般的には、倉庫や店舗内の在庫管理や保管場所が適切かを確認するために行います。定期的な棚卸は、帳簿の数と実際の在庫数量に差異がないかを照らし合わせることで、紛失や入力ミスを早期に発見します。

さらに棚卸は、在庫の品質や状態を調べる機会でもあります。商品の品質を維持し、顧客へのサービス向上やトラブル回避につなげます。商品に損傷が見つかった場合は保管方法を見直す機会ができるため、将来的な損失を防ぎます。

棚卸を行うタイミング

倉庫の棚卸を行うタイミングは、最低でも年に1度、特に決算前に行うことが推奨されます。決算前の棚卸は、財務諸表の正確性を確保すべき時期であり、帳簿上の在庫と実際の在庫を一致させて誤差を修正できます。

また棚卸を行うなら、業務の繁忙期を避けるのがポイントです。通常は月末や四半期末は出荷が多くなるため、避けることで作業効率が向上します。さらに棚卸の頻度を増やせば、在庫管理の精度が向上し、欠品や過剰在庫を防ぐ効果も期待できます。

棚卸の作業方法

・実地棚卸

実地棚卸とは、倉庫にある在庫の数量を目視で確認する作業方法です。在庫の状態や品質も同時にチェックできるため、破損や劣化した商品を早期に発見できます。
しかし目視確認はヒューマンエラーが発生しやすく、数量の誤認や記録ミスが起こる可能性があります。特に大量の在庫を扱う場合は、注意力が散漫になりやすく、正確なデータ収集が難しくなるでしょう。そのため、実地棚卸は定期的に行い、エラーを最小限に抑える工夫が求められます。

・帳簿棚卸

帳簿棚卸とは、倉庫の在庫管理において、帳簿のデータを基に在庫数を確認する方法です。実際の在庫を物理的に数える実地棚卸とは異なり、仕入れた商品数から販売済みの商品数を差し引いて残りの在庫数を算出します。
帳簿棚卸は日常的な在庫管理や財務報告に役立ちますが、実際の在庫状況を正確に把握するためには、実地棚卸と組み合わせる方法がおすすめです。物理的なカウント作業が不要なため迅速に在庫状況を把握でき、特に大量の在庫を管理する際に有効です。

棚卸作業でのハンディターミナルの使い方

ハンディターミナルは、使用することで在庫数の確認からデータ入力までを一人で行えます。従来の手作業では「数える人」と「記入する人」の2名が必要でしたが、ハンディターミナルならば作業効率が大幅に向上するでしょう。搭載したスキャナやリーダーなどで、RFIDやバーコード、2次元コード（QRコード）などをスキャンすれば即座に在庫情報がデジタル化されるため、手動での記入ミスを防ぎます。

＜棚卸でハンディターミナルの使い方＞

Step1.商品のバーコードをハンディターミナルで読み取る

ハンディターミナルでバーコードをスキャンすると、商品の情報（名称、数量、入荷日など）を瞬時に在庫管理システムのデータベースに記録します。そのため手作業によるミスを減少させ、リアルタイムで在庫状況を把握できるため、業務の正確性と迅速性が向上します。

Step2.画面に表示される商品名を確認する

該当する商品名がハンディターミナルの画面に表示されます。表示された商品名が正しいかどうかを実物と照合し、確認します。特に同じ種類の商品が複数ある場合は、賞味期限やロット番号も瞬時に確認できます。

Step3.商品の数量をキーで入力する

確認後、商品の数量を入力し、データを無線LAN経由でサーバーに送信します。

Step4.１～３を繰り返す

担当の商品をすべてスキャンするまで繰り返します。ハンディターミナルで読み取った商品データを蓄積させ、最後にあらかじめ連携しているタブレット端末や倉庫内の管理用PCへ送信します。

Step5.すべて記録が完了したら、データを送信する

ボタンを押してデータを送信します。送信されたデータは社内用ネットワークまたはインターネットを通じてほかの従業員が持つハンディターミナルや端末にも共有されます。

ハンディターミナルで棚卸が効率化できる理由

データ入力が自動化されるから

従来の手作業による在庫管理では、商品の入出庫や棚卸の際に手動でデータを記録する必要がありました。そのため時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも高いなどの課題がありました。特に多くの商品を扱う倉庫では作業効率の向上が困難です。しかしハンディターミナルを導入することで、バーコードやQRコードをスキャンするだけで自動的にデータが入力されるため、作業の効率が大幅に向上します。

ヒューマンエラーの削減防止につながるから

手作業で行う場合、数え忘れや書き間違いが頻繁に発生する可能性が高まります。ハンディターミナルはバーコードスキャン機能を活用し、リアルタイムでデータを自動で入力するため、ヒューマンエラーを防ぎます。さらに、ヒューマンエラーによって生じる作業のやり直しや原因究明にかかる時間も大幅に削減されます。

リアルタイムで集計作業ができるようになるから

ハンディターミナルならリアルタイムでの集計作業ができ、在庫状況を即座に把握できます。そのため手作業による集計ミスを減少させ、正確にデータ入力ができるでしょう。

またリアルタイムで在庫データが反映される生産管理システム、または在庫管理システムなら、在庫の入出庫情報が即時に更新されるため、常に最新の在庫状況を確認できます。リアルタイム性を維持することで在庫の過不足を防ぎ、効率的な在庫管理が可能になるでしょう。さらに、在庫データの変動をリアルタイムで反映すれば余剰在庫や欠品の発生を防ぎ、コスト削減にも役立ちます。

ロケーション管理が簡単になるから

ハンディターミナルはバーコードやQRコードを読み取る機能と共に、各商品の正確な位置情報をリアルタイムで把握できます。そのため在庫の確認や移動が迅速に行え、誤出荷や在庫不足のリスクを軽減させます。また作業者は手元で情報を確認できるため、無駄な移動が減り、作業効率が向上します。

先入れ先出し管理ができるようになるから

ハンディターミナルなら先入れ先出し（FIFO）管理が容易になります。そのため古い在庫から優先的に出荷でき、在庫の劣化や廃棄を防ぎます。リアルタイムで在庫状況が把握できるため、誤出荷や在庫切れのリスクも低減できるでしょう。さらに、バーコードスキャンによる迅速なデータ入力のおかげで作業時間が短縮され正確性が向上します。これらのメリットが組み合わさることで、全体的な業務効率が向上するでしょう。

棚卸作業に必要な人員を削減できるから

ハンディターミナルを使用すれば、人員不足の解消や人的コストの削減につながります。従来の手入力や手書き作業では多くの人員が必要でしたが、バーコード読み取りやデータ入力が迅速に行え、作業の正確性も向上します。そのため少人数で効率的に棚卸が可能になり時間とコストの削減につながります。

株式会社フルノシステムズ「finpad Ag1」

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棚卸作業ならハンディターミナルの活用で業務効率と正確性が向上します

ハンディターミナルは、棚卸作業の効率化や人的コストの削減に大きく貢献します。ハンディターミナルはバーコードやQRコードを迅速に読み取る携帯型デバイスで、在庫数を正確に管理します。

はじめにハンディターミナルの設定確認とバーコードの準備を済ませておけば、在庫品目のバーコードをスキャンするだけで、必要に応じて数量やロケーション情報が自動で反映されます。スキャンしたデータはリアルタイムで社内のシステムに送信され、在庫数が自動的に更新されるため、手作業によるミスを防ぎます。

手作業のときと比較して時間短縮とヒューマンエラーの削減が実現し、一人での作業も可能になるでしょう。